Expéditions
Une expédition regroupe un ou plusieurs lots sortants qui partent ensemble chez un acheteur, transportés par un transporteur. Chaque expédition reçoit un numéro unique de la forme EX-1, EX-2, EX-3…
Une expédition est créée au statut Brouillon : vous y ajoutez des lots, vous complétez leurs poids et vous choisissez, pour chaque lot, la valorisation avec laquelle il part. Lorsque le chargement quitte l'usine, vous cliquez sur Expédier : l'expédition passe au statut Expédiée, ses lots au statut Expédié, ils sortent de l'inventaire et plus rien ne peut être modifié.
Avant de commencer
- Permission : vous devez avoir la permission Expéditions (groupe Opérations). Pour créer un lot sortant depuis une expédition, il faut aussi la permission Lots sortants. Voir Rôles et permissions.
- Partenaires : il faut au moins un partenaire actif de type Client (l'acheteur) et un partenaire actif de type Transporteur. Voir Partenaires.
- Valorisations par défaut (recommandé) : dans l'onglet Matière et valorisation de la fiche de l'acheteur, un administrateur peut indiquer la valorisation à utiliser pour chaque matière. RecyTrax s'en sert pour remplir automatiquement la valorisation des lots. Voir Partenaires et Valorisations.
- Lots sortants : les lots à expédier doivent exister et être au statut Ouvert. Si aucun n'est disponible, vous pourrez en créer un depuis l'expédition.
Consulter la liste des expéditions
Dans le menu de gauche, cliquez sur Expéditions. La liste affiche les expéditions les plus récentes en premier, 50 par page. Sur un téléphone, chaque expédition s'affiche sous forme de carte.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| N° expédition | Le numéro de l'expédition (EX-…). |
| Acheteur | Le partenaire qui reçoit la marchandise. |
| Transporteur | Le partenaire qui transporte la marchandise. |
| N° bon de transport | Le numéro saisi, ou -. |
| Lots | Le nombre de lots sortants sur l'expédition. |
| Poids (kg) | La somme des poids des lots (champ Poids (kg) de chaque lot, emballages non déduits). |
| Statut | Brouillon ou Expédiée. |
- Cliquez sur une ligne, ou sur l'icône de crayon (Modifier), pour ouvrir l'expédition.
- Cliquez sur l'en-tête N° expédition, Acheteur, Transporteur, N° bon de transport ou Statut pour trier la liste.
Rechercher et filtrer
- Rechercher par n° d'expédition, partenaire ou bon de transport : tapez une partie du numéro de l'expédition, du nom de l'acheteur, du nom du transporteur ou du numéro de bon de transport. La recherche ne tient compte ni des majuscules ni des accents.
- Tous les statuts : limitez la liste aux expéditions Brouillon ou Expédiée.
Créer une expédition
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Expéditions.
- Cliquez sur Nouvelle expédition, en haut à droite de la liste.
- Dans Acheteur, choisissez le partenaire qui reçoit la marchandise.
- Dans Transporteur, choisissez le partenaire qui transporte la marchandise.
- Au besoin, saisissez le N° bon de transport.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le message Enregistré avec succès s'affiche et la page reste ouverte. Le titre affiche le numéro attribué (par exemple Expédition EX-7) et le statut Brouillon. Trois éléments apparaissent :
- le bouton Expédier, en haut de la page ;
- la section Lots sortants, sous les informations, avec le bouton Ajouter un lot ;
- le panneau Historique, à droite (ou dessous, sur un petit écran).
Les lots ne peuvent être ajoutés qu'une fois l'expédition enregistrée : la section Lots sortants n'apparaît pas sur une nouvelle expédition.
Modifier les informations de l'expédition
Tant que l'expédition est Brouillon :
- Dans la liste Expéditions, cliquez sur la ligne de l'expédition (ou sur l'icône de crayon).
- Modifiez l'Acheteur, le Transporteur ou le N° bon de transport.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le message Enregistré avec succès s'affiche et la page reste ouverte. Changer d'acheteur a un effet sur les valorisations des lots : voir la section Changer d'acheteur, plus bas.
Ajouter des lots à l'expédition
- Ouvrez l'expédition (statut Brouillon).
- Dans la section Lots sortants, cliquez sur Ajouter un lot.
- La fenêtre Ajouter un lot liste tous les lots sortants au statut Ouvert, toutes matières confondues, avec leur N° lot, leur Matière, leur Poids (kg) et leur Emplacement.
- Cliquez sur Ajouter sur la ligne de chaque lot à charger. Le lot disparaît de la fenêtre et apparaît dans le tableau de l'expédition. La fenêtre reste ouverte pour vous permettre d'en ajouter d'autres.
- Cliquez sur Fermer.
Lorsqu'un lot est ajouté :
- il passe au statut Assigné ;
- sa Valorisation est remplie avec la valorisation par défaut de l'acheteur pour sa matière, ou laissée vide si l'acheteur n'en a pas pour cette matière.
Seuls les lots Ouvert, c'est-à-dire sur aucune autre expédition, sont proposés. Un lot ne peut être que sur une seule expédition à la fois. Il n'a pas besoin d'être en inventaire : les lots Hors inventaire sont aussi proposés.
Créer un lot sortant depuis l'expédition
Lorsqu'aucun lot ouvert n'est disponible, la fenêtre affiche « Aucun lot sortant ouvert n'est disponible. » et, si vous avez la permission Lots sortants, le bouton Créer un lot sortant.
- Cliquez sur Créer un lot sortant.
- Dans Matière, choisissez la matière du lot.
- Au besoin, choisissez l'Emballage dans la liste, ou scannez son étiquette avec le bouton de code QR à côté.
- Si vous avez choisi un emballage, saisissez le Poids de l'emballage (kg).
- Cliquez sur Créer et ajouter.
Le message « Le lot LS-15 a été créé et ajouté à l'expédition. » s'affiche (avec le numéro du nouveau lot). Le lot est créé avec un poids de 0 : saisissez son poids dans le tableau de l'expédition. L'emplacement et le commentaire se saisissent sur la fiche du lot.
Si le lot est créé mais que son ajout à l'expédition échoue, le lot existe quand même : il est au statut Ouvert et apparaît dans la liste des lots disponibles. Ajoutez-le de nouveau.
Compléter les poids et les valorisations
Le tableau de la section Lots sortants (avec le nombre de lots, par exemple « 3 lot(s) ») présente les lots de l'expédition :
| Colonne | Contenu | Modifiable sur une expédition Brouillon |
|---|---|---|
| N° lot | Le numéro du lot, sous forme de lien vers sa fiche. | — |
| Matière | La matière du lot. | Non |
| Poids (kg) | Le poids du lot. | Oui |
| Poids emb. (kg) | Le poids de l'emballage du lot. Affiche - si le lot n'a pas d'emballage. | Oui, si le lot a un emballage |
| Poids net (kg) | Poids (kg) moins Poids emb. (kg). Calculé et affiché seulement ; il s'affiche en rouge s'il est négatif. | Non |
| Valorisation | La valorisation avec laquelle le lot part. | Oui |
| Icône X | Retirer de l'expédition. | — |
Une ligne Total additionne les colonnes Poids (kg), Poids emb. (kg) et Poids net (kg).
Saisir un poids
- Cliquez dans la case Poids (kg) ou Poids emb. (kg) du lot.
- Saisissez la valeur.
- Appuyez sur Entrée, ou quittez la case (touche Tab ou clic ailleurs).
Le poids est enregistré aussitôt : il n'est pas nécessaire de cliquer sur Enregistrer. Appuyez sur Échap avant de quitter la case pour revenir à la valeur enregistrée. Une case vide ou négative est encadrée de rouge et n'est pas enregistrée.
Le poids saisi ici est celui du lot lui-même : la fiche du lot affiche la même valeur.
Choisir la valorisation
- Dans la colonne Valorisation du lot, ouvrez la liste.
- Choisissez la valorisation (ou - pour aucune).
Le choix est enregistré aussitôt. Si vous choisissez une valorisation différente de la valorisation par défaut de l'acheteur pour cette matière, la pastille Modifiée s'affiche à côté ; en la survolant, vous lisez « Différente de la valorisation par défaut de l'acheteur pour cette matière. »
Si l'acheteur n'a pas de valorisation par défaut pour la matière, la case reste vide (-) : vous devez choisir une valorisation avant d'expédier.
Retirer un lot de l'expédition
Cliquez sur l'icône X (Retirer de l'expédition) au bout de la ligne du lot. Le retrait est immédiat, sans confirmation :
- le lot revient au statut Ouvert et redevient disponible pour une autre expédition ;
- sa valorisation est effacée ;
- son emplacement ne change pas.
Changer d'acheteur
Si vous changez l'Acheteur d'une expédition Brouillon qui contient déjà des lots, le message « Changer d'acheteur réapplique ses valorisations par défaut à tous les lots. » s'affiche sous le champ.
Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, chaque lot reçoit la valorisation par défaut du nouvel acheteur pour sa matière, en remplaçant les choix faits à la main, ou une valorisation vide si le nouvel acheteur n'en a pas pour cette matière. Vérifiez la colonne Valorisation avant d'expédier.
Expédier
Lorsque le chargement quitte l'usine :
- Vérifiez que chaque lot a un Poids (kg) supérieur à 0 et une Valorisation.
- Cliquez sur Expédier, en haut de la page.
- Dans la fenêtre Êtes-vous sûr? (« Expédier EX-7 ? L'expédition et ses lots ne pourront plus être modifiés, et les lots sortiront de l'inventaire. »), cliquez sur Expédier.
Le message L'expédition a été expédiée. s'affiche. Alors :
- l'expédition passe au statut Expédiée ; la date, l'heure et l'utilisateur sont enregistrés et apparaissent dans l'Historique (Expédiée, « par … ») ;
- chaque lot passe au statut Expédié et sort de l'inventaire (son emplacement devient Hors inventaire) ;
- l'expédition et ses lots deviennent en lecture seule : les boutons Enregistrer, Expédier, Ajouter un lot et Retirer de l'expédition disparaissent, et les poids et valorisations ne sont plus modifiables ;
- les lots expédiés sont comptés, à la date d'expédition, dans le rapport Matières extrantes, dans le Bilan de masse et dans le tableau de bord. Un lot qui n'est pas encore expédié n'y figure pas.
Si vous avez modifié l'acheteur, le transporteur ou le numéro de bon de transport sans cliquer sur Enregistrer, Expédier enregistre d'abord ces modifications.
Une expédition expédiée ne peut être ni annulée, ni modifiée, ni supprimée. Vérifiez les lots, les poids et les valorisations avant de confirmer.
Vérifications avant le départ
RecyTrax refuse d'expédier dans les cas suivants :
| Situation | Message affiché |
|---|---|
| L'expédition ne contient aucun lot | « Ajoutez au moins un lot avant d'expédier. » |
| Un ou plusieurs lots pèsent 0 | « Ces lots ont un poids de 0 : LS-3, LS-8. » |
| Un ou plusieurs lots n'ont pas de valorisation | « Ces lots n'ont pas de valorisation : LS-5. » |
Si les deux derniers problèmes se présentent en même temps, les deux phrases s'affichent dans le même message, pour que vous puissiez tout corriger en une fois.
Un Poids net (kg) affiché en rouge (emballage plus lourd que le poids du lot) n'empêche pas l'expédition. C'est pourtant le signe probable d'une erreur de saisie : corrigez le poids ou le poids de l'emballage avant d'expédier.
Supprimer une expédition
Seule une expédition Brouillon peut être supprimée, depuis la liste.
- Dans la liste Expéditions, cliquez sur l'icône de corbeille (Supprimer) de la ligne.
- Dans la fenêtre Êtes-vous sûr? (« Supprimer l'expédition EX-7 ? Ses lots redeviennent disponibles. »), cliquez sur Oui.
Le message Supprimé avec succès s'affiche. Les lots de l'expédition reviennent au statut Ouvert, leur valorisation est effacée et leur emplacement ne change pas.
Pour une expédition Expédiée, l'icône de corbeille est grisée ; en la survolant, vous voyez « Une expédition expédiée ne peut pas être supprimée ». Le numéro d'une expédition supprimée n'est jamais réutilisé.
Champs
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Acheteur | Le partenaire qui reçoit la marchandise. La liste propose les partenaires actifs de type Client ; une expédition garde son acheteur même s'il est désactivé par la suite. Ses valorisations par défaut remplissent celles des lots. | Oui |
| Transporteur | Le partenaire qui transporte la marchandise. La liste propose les partenaires actifs de type Transporteur ; une expédition garde son transporteur même s'il est désactivé par la suite. | Oui |
| N° bon de transport | Le numéro du document de transport qui accompagne le chargement, jusqu'à 64 caractères. Il sert à la recherche et figure dans le rapport Matières extrantes. | Non |
Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque rouge. Un champ obligatoire vide est encadré de rouge dès que vous le quittez ou que vous tentez d'enregistrer.
L'expédition ne comporte pas d'autre date que celles de l'Historique : Créée (date de création et utilisateur) et Expédiée (date et heure du départ, et utilisateur qui a cliqué sur Expédier).
Documents
RecyTrax ne produit pas de bon de transport ni d'autre document pour une expédition : la page de l'expédition n'a pas de bouton d'impression. Saisissez dans N° bon de transport le numéro du document que vous utilisez. Pour étiqueter les lots eux-mêmes, imprimez leur coin d'identification depuis la fiche du lot.
Statuts
| Statut | Signification | Ce qui le déclenche |
|---|---|---|
| Brouillon | L'expédition est en préparation : informations, lots, poids et valorisations sont modifiables. Elle peut être supprimée. | La création de l'expédition. |
| Expédiée | Le chargement est parti. L'expédition et ses lots sont en lecture seule. | Le bouton Expédier. |
Effet sur les lots sortants :
| Action sur l'expédition | Statut du lot |
|---|---|
| Ajouter un lot | Ouvert → Assigné |
| Retirer un lot, ou supprimer l'expédition | Assigné → Ouvert (valorisation effacée) |
| Expédier | Assigné → Expédié (sorti de l'inventaire) |
Pour une vue d'ensemble de tous les statuts de RecyTrax, voir Statuts.
Règles et messages d'erreur
| Situation | Message affiché |
|---|---|
| Aucun acheteur choisi | « L'acheteur est obligatoire. » |
| Aucun transporteur choisi | « Le transporteur est obligatoire. » |
| L'acheteur choisi a été désactivé, supprimé ou n'est pas de type Client | « Ce partenaire n'existe plus, est inactif ou n'est pas de type Client. » |
| Le transporteur choisi a été désactivé, supprimé ou n'est pas de type Transporteur | « Ce partenaire n'existe plus, est inactif ou n'est pas de type Transporteur. » |
| Toute modification d'une expédition déjà expédiée (par exemple, expédiée par un collègue pendant que vous aviez la page ouverte) | « Cette expédition est expédiée et ne peut plus être modifiée. » |
| Le lot a été ajouté à une autre expédition entre-temps | « Ce lot est déjà sur une expédition. » |
| Le lot a été retiré de l'expédition entre-temps | « Ce lot n'est pas sur cette expédition. » |
| La valorisation choisie a été supprimée entre-temps | « Ce type de valorisation n'existe plus. » |
| Poids vide | « Le poids est obligatoire. » |
| Poids négatif | « Le poids ne peut pas être négatif. » |
| Poids de l'emballage négatif | « Le poids de l'emballage ne peut pas être négatif. » |
| Poids de l'emballage vide pour un lot qui a un emballage | « Le poids de l'emballage est obligatoire lorsqu'un emballage est sélectionné. » |
| L'expédition a été supprimée par un autre utilisateur | « Cette expédition n'existe plus. » |
Les messages qui empêchent d'expédier sont décrits plus haut, dans la section Vérifications avant le départ.
Questions fréquentes
Je ne vois pas le bouton Ajouter un lot.
Soit l'expédition n'est pas encore enregistrée (cliquez sur Enregistrer d'abord), soit elle est déjà Expédiée et ne peut plus être modifiée.
Un lot n'apparaît pas dans la fenêtre Ajouter un lot.
La fenêtre ne propose que les lots au statut Ouvert. Dans Lots sortants, vérifiez le statut du lot : s'il est Assigné, la colonne Expédition indique sur quelle expédition il se trouve ; retirez-le de cette expédition pour pouvoir l'ajouter à la vôtre. Un lot Expédié ne peut plus être ajouté.
Pourquoi la valorisation d'un lot est-elle vide ?
L'acheteur n'a pas de valorisation par défaut pour la matière de ce lot. Choisissez-la dans la colonne Valorisation, ou demandez à un administrateur de la configurer dans l'onglet Matière et valorisation de la fiche de l'acheteur pour les prochaines expéditions.
J'ai changé d'acheteur et mes valorisations ont changé.
C'est voulu : à l'enregistrement, chaque lot reprend la valorisation par défaut du nouvel acheteur pour sa matière, même si vous l'aviez modifiée à la main. Refaites vos choix au besoin avant d'expédier.
Que signifie la pastille Modifiée ?
La valorisation choisie pour ce lot est différente de la valorisation par défaut de l'acheteur pour sa matière. C'est permis ; la pastille vous le signale simplement.
Faut-il cliquer sur Enregistrer après avoir saisi les poids ou les valorisations ?
Non. Les poids sont enregistrés dès que vous quittez la case ou appuyez sur Entrée, et la valorisation dès que vous la choisissez. Enregistrer ne concerne que l'acheteur, le transporteur et le numéro de bon de transport.
Le poids net d'un lot s'affiche en rouge.
Le poids de l'emballage est plus grand que le poids du lot. Vérifiez les deux valeurs : vous avez peut-être saisi le poids net au lieu du poids pesé avec l'emballage.
Puis-je annuler une expédition déjà expédiée ?
Non. L'expédition et ses lots sont définitivement en lecture seule. C'est pourquoi RecyTrax demande une confirmation avant d'expédier.
Puis-je imprimer un bon de transport depuis RecyTrax ?
Non. RecyTrax ne génère pas de document pour l'expédition. Inscrivez le numéro de votre bon de transport dans N° bon de transport : il figurera dans le rapport Matières extrantes.
Les lots doivent-ils être en inventaire pour être expédiés ?
Non. Un lot Hors inventaire peut être ajouté à une expédition et expédié. À l'expédition, tous les lots sortent de l'inventaire.
J'ai ajouté un lot à la mauvaise expédition.
Tant que l'expédition est Brouillon, cliquez sur l'icône X (Retirer de l'expédition) sur la ligne du lot, puis ajoutez-le à la bonne expédition.