Réceptions
Une réception représente l'arrivée d'un chargement à l'usine : un transporteur livre des appareils en fin de vie, accompagnés d'un bon de transport qui annonce un nombre d'unités. Dans RecyTrax, vous créez la réception, vous y ajoutez un ou plusieurs lots entrants (les appareils comptés par type de produit), puis vous complétez la réception lorsque le compte est juste.
La complétion « reçoit » les lots : leurs unités deviennent disponibles pour le dégazage et le démantèlement, et chaque lot reçoit sa date limite de traitement.
Avant de commencer
- Permission : il faut la permission Réceptions (groupe Opérations) pour voir le menu Réceptions et ouvrir une réception. Voir Rôles et permissions.
- Lots entrants : pour ajouter, modifier, supprimer, imprimer ou ouvrir les lots d'une réception, il faut aussi la permission Lots entrants. Sans elle, vous voyez la liste des lots de la réception, mais aucun bouton d'action.
- Transporteur : au moins un partenaire actif de type Transporteur doit exister. Voir Partenaires.
- Types de produits : les unités d'un lot se comptent par type de produit (réfrigérateur, climatiseur, etc.). Voir Types de produits.
Trouver une réception
Ouvrez le menu Réceptions. La liste affiche les réceptions les plus récentes en premier, 50 par page. Sur un téléphone, chaque réception s'affiche sous forme de carte.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| N° réception | Le numéro attribué par RecyTrax : R-1, R-2, etc. |
| Transporteur | Le transporteur choisi sur la réception. |
| Unités | Le nombre d'unités contenues dans les lots de la réception, suivi de la quantité attendue (par exemple 12 / 15). Le nombre s'affiche en orange avec une icône d'avertissement lorsqu'il diffère de la quantité attendue ; survolez-le pour lire le détail. |
| Date de création | La date et l'heure de création de la réception. |
| Statut | Brouillon ou Complétée. |
Pour retrouver une réception :
- Recherche : tapez dans le champ Rechercher par n° réception ou transporteur. La recherche porte sur une partie du numéro ou du nom du transporteur, sans tenir compte des majuscules ni des accents.
- Filtre de statut : choisissez Tous les statuts, Brouillon ou Complétée.
- Tri : cliquez sur l'en-tête N° réception, Transporteur, Date de création ou Statut ; cliquez de nouveau pour inverser l'ordre.
Cliquez sur une ligne (ou sur l'icône crayon) pour ouvrir la réception.
Créer une réception
- Dans le menu Réceptions, cliquez sur Nouvelle réception (en haut à droite de la liste).
- Dans la carte Informations de réception, choisissez le Transporteur.
- Saisissez au besoin le N° bon de transport.
- Saisissez la Quantité attendue : le nombre d'unités annoncé sur le bon de transport.
- Ajoutez au besoin un Commentaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
La réception est créée avec le statut Brouillon et reçoit son numéro (R-n). La page reste
ouverte : les sections Lots entrants et Historique apparaissent pour que vous puissiez
ajouter les lots tout de suite.
Le numéro R-n est attribué au premier enregistrement et suit la dernière réception de votre
organisation. Il ne change jamais et n'est jamais réutilisé, même après la suppression d'une
réception.
Si le n° de bon de transport est déjà utilisé
Lorsque vous saisissez un N° bon de transport déjà présent sur une autre réception (la comparaison ignore les majuscules et les espaces autour du numéro), RecyTrax vous demande confirmation avant d'enregistrer. La fenêtre Numéro déjà utilisé indique, par exemple :
Le n° de bon de transport « BT-4521 » est déjà utilisé par : R-12. Voulez-vous quand même créer une nouvelle réception avec ce numéro ?
- Cliquez sur Créer quand même (ou Enregistrer quand même pour une réception existante) pour garder ce numéro ;
- ou cliquez sur Annuler pour corriger le numéro.
La question n'est posée que lorsque le numéro est nouveau ou modifié : réenregistrer une réception sans toucher au numéro ne la repose pas.
Champs de la réception
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Transporteur | Le partenaire qui livre le chargement. La liste propose les partenaires actifs de type Transporteur. | Oui |
| N° bon de transport | Le numéro du document de transport, jusqu'à 64 caractères. Un doublon est permis après confirmation. | Non |
| Quantité attendue | Le nombre d'unités annoncé, un entier supérieur à 0. Les lots de la réception doivent totaliser exactement ce nombre pour que la réception puisse être complétée. | Oui |
| Commentaire | Texte libre. | Non |
Un champ obligatoire laissé vide est encadré en rouge dès que vous le quittez ou que vous tentez d'enregistrer.
Ajouter un lot entrant
Un lot entrant regroupe des unités de la réception, par exemple une palette ou un groupe d'appareils déposés ensemble. Les lots ne se créent que depuis une réception au statut Brouillon déjà enregistrée.
- Ouvrez la réception, puis, dans la section Lots entrants, cliquez sur Nouveau lot.
- Saisissez la Quantité attendue du lot : le nombre d'unités que ce lot doit contenir.
- Ajoutez au besoin un Commentaire.
- Sous Produits, choisissez un Type de produit, saisissez la Quantité, puis cliquez sur Ajouter (ou appuyez sur Entrée dans le champ Quantité). Le curseur revient sur le type pour la ligne suivante.
- Répétez l'étape 4 pour chaque type présent dans le lot, par exemple 6 × Réfrigérateur, puis 3 × Climatiseur.
- Ajustez au besoin les quantités dans le tableau (voir ci-dessous).
- Cliquez sur Créer le lot (N produit(s)).
Le lot est créé avec un numéro LE-n et le statut En attente de réception. Le message « Lot créé
et rattaché à la réception. » s'affiche et le lot apparaît dans la section Lots entrants.
Le tableau de la fenêtre regroupe les unités par type :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Type de produit | Le type, avec son icône et son code. |
| Unités | Le nombre d'unités de ce type, avec les boutons − (Retirer une unité) et + (Ajouter une unité). |
| Identifiées | Combien de ces unités ont déjà leur modèle exact. |
| Icône corbeille | Retirer les unités à identifier : retire toutes les unités de ce type qui ne sont pas encore identifiées. |
Au-dessus du tableau, un résumé indique « N unité(s) · M à identifier ». Le champ Poids (kg) est calculé : c'est la somme des poids catalogue des unités identifiées. À la réception, les unités sont seulement comptées par type ; le poids reste donc à 0 tant qu'aucune n'est identifiée.
À la réception, vous indiquez seulement combien d'unités de chaque type contient le lot. Le modèle exact (marque, numéro de modèle) de chaque unité est indiqué plus tard, sur la page du lot ou aux postes de traitement. Voir Lots entrants.
Quelques règles de la fenêtre :
- La Quantité d'un ajout va de 1 à 200 ; au-delà, le bouton Ajouter reste grisé (une erreur de frappe, comme 60 pour 6, est ainsi évitée).
- Le bouton Créer le lot reste grisé tant que le lot ne contient aucune unité.
- Si le nombre d'unités diffère de la quantité attendue du lot, un bandeau orange l'indique, par exemple « Les quantités ne correspondent pas : 5 produit(s) pour 6 attendu(s). ». Ce n'est qu'un avertissement : le lot peut quand même être créé.
- Si vous fermez la fenêtre après avoir saisi quelque chose, RecyTrax demande « Abandonner les modifications ? ». Cliquez sur Continuer la saisie pour revenir à la fenêtre, ou sur Abandonner pour la fermer sans rien créer.
La liste des lots de la réception
La section Lots entrants indique le nombre de lots (« N lot(s) ») et affiche :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| N° lot | Le numéro LE-n. Cliquez dessus pour ouvrir la page du lot (Ouvrir le lot). |
| Entrepôt | L'entrepôt et le code de l'emplacement, une fois le lot mis en inventaire ; sinon -. |
| Poids (kg) | Le poids calculé des unités identifiées. |
| Produits | Le nombre d'unités du lot, suivi de sa quantité attendue ; en orange si les deux diffèrent. |
| Statut | Le statut du lot. Voir Lots entrants. |
Chaque ligne propose, selon la situation :
- l'icône imprimante Imprimer le coin, qui produit la page d'identification à coller sur le lot (voir Codes QR et étiquettes) ;
- l'icône crayon Modifier, qui rouvre la fenêtre du lot ;
- l'icône corbeille Supprimer, uniquement tant que la réception est au statut Brouillon.
Modifier un lot depuis la réception
Cliquez sur l'icône crayon : la fenêtre Modifier le lot LE-n s'ouvre avec le contenu du lot.
- Réception au statut Brouillon : tout se modifie. Le bouton − ne retire que des unités qui ne sont pas encore identifiées ; une unité identifiée se retire depuis la page du lot.
- Réception complétée : seul le Commentaire se modifie. La quantité attendue et les unités sont verrouillées.
Cliquez sur Enregistrer pour valider.
Supprimer un lot
Tant que la réception est au statut Brouillon, cliquez sur l'icône corbeille du lot. RecyTrax affiche « Le lot LE-n et ses produits seront supprimés. » ; cliquez sur Oui pour confirmer. Une fois la réception complétée, un lot ne peut plus être supprimé.
Compléter une réception
Compléter une réception confirme que le chargement est reçu et compté. C'est ce qui rend ses unités disponibles pour le traitement.
- Ouvrez la réception (statut Brouillon).
- Vérifiez que le total des unités des lots est égal à la Quantité attendue de la réception. Sinon, un bandeau orange s'affiche dans la section Lots entrants, par exemple : « Les lots de la réception contiennent 14 unité(s) pour 15 attendue(s). Corrigez la quantité attendue ou les lots pour pouvoir compléter la réception. ». Le bouton Compléter est alors grisé ; survolez-le pour relire le message.
- Cliquez sur Compléter (en haut à droite, à côté de Enregistrer).
- Confirmez : « Compléter la réception R-n ? Elle ne pourra plus être modifiée ni supprimée. », puis cliquez sur Compléter.
Le message « La réception a été complétée. » s'affiche et vous revenez à la liste. Ensuite :
- la réception passe au statut Complétée ; son Historique indique la date et la personne qui l'a complétée ;
- chaque lot passe de En attente de réception à Reçu ;
- chaque unité passe à Reçu, ou à Identifié si son modèle était déjà connu ;
- chaque lot reçoit sa Date limite de traitement : le 30 juin de l'année qui suit la complétion ;
- les unités apparaissent dans les files Dégazage (types dégazables) ou Démantèlement (les autres).
Une réception complétée ne peut pas revenir au statut Brouillon. Ses champs deviennent en lecture seule, aucun lot ne peut y être ajouté ni supprimé, aucune unité ne peut être ajoutée à ses lots ni en être retirée, et la réception ne peut plus être supprimée. Sur ses lots, vous pouvez encore modifier le commentaire, identifier les unités et gérer l'inventaire.
Le bouton Compléter compare les lots à la quantité attendue enregistrée. Après avoir modifié la Quantité attendue, cliquez sur Enregistrer (vous revenez à la liste), rouvrez la réception, puis cliquez sur Compléter.
Modifier une réception
- Ouvrez une réception au statut Brouillon.
- Modifiez les champs voulus.
- Cliquez sur Enregistrer. Vous revenez à la liste.
Une réception complétée s'ouvre en lecture seule : ses champs sont grisés, ses champs vides affichent
-, et les boutons Compléter et Enregistrer n'apparaissent plus.
Supprimer une réception
La suppression se fait depuis la liste, uniquement pour une réception au statut Brouillon.
- Dans la liste Réceptions, cliquez sur l'icône corbeille de la réception.
- Lisez le message de confirmation. Il nomme les lots qui seront supprimés avec la réception :
- « Supprimer la réception R-n ? » (aucun lot) ;
- « Supprimer la réception R-n ? Son lot entrant LE-x sera aussi supprimé, avec ses unités. » ;
- « Supprimer la réception R-n ? Ses 3 lots entrants (LE-x, LE-y, LE-z) seront aussi supprimés, avec leurs unités. »
- Cliquez sur Oui.
Pour une réception complétée, l'icône corbeille est grisée et affiche « Une réception complétée ne peut pas être supprimée ».
Supprimer une réception supprime aussi tous ses lots entrants et toutes leurs unités. Il n'existe pas de commande pour annuler une suppression.
Historique
À droite des informations, la carte Historique retrace la vie de la réception, de la plus récente à la plus ancienne étape :
- Complétée : date, heure et « par » la personne qui a complété la réception ;
- Créée : date, heure et « par » la personne qui l'a créée.
Statuts
| Statut | Signification | Ce qui le déclenche |
|---|---|---|
| Brouillon | La réception est en cours de saisie : ses champs et ses lots se modifient, elle peut être supprimée. | Le premier Enregistrer d'une nouvelle réception. |
| Complétée | Le chargement est reçu et compté. La réception est en lecture seule et ses lots sont reçus. | Le bouton Compléter, si toutes les règles sont respectées. |
Pour la vue d'ensemble de tous les statuts, voir Statuts.
Règles et messages
| Message | Quand | Que faire |
|---|---|---|
| « Le transporteur est obligatoire. » | Aucun transporteur n'est choisi. | Choisissez un Transporteur. |
| « La quantité attendue est obligatoire et doit être supérieure à 0. » | La Quantité attendue de la réception est vide ou à 0. | Saisissez un nombre entier supérieur à 0. |
| « Ce partenaire n'existe plus, est inactif ou n'est pas de type Transporteur. » | Le transporteur a été désactivé, supprimé ou changé de type depuis qu'il a été choisi. | Choisissez un autre transporteur, ou faites réactiver le partenaire par un administrateur. |
| « Cette réception est complétée : elle ne peut plus être modifiée ni supprimée. » | Quelqu'un a complété la réception pendant que vous la modifiiez. | Rechargez la page. |
| « Cette réception n'existe plus. » | La réception a été supprimée entre-temps. | Retournez à la liste. |
| « La réception doit avoir au moins un lot pour être complétée. » | Vous complétez une réception sans lot. | Ajoutez au moins un lot. |
| « Le lot LE-n n'a aucun produit : ajoutez-en avant de compléter la réception. » | Un lot de la réception est vide. | Ajoutez des unités au lot, ou supprimez-le. |
| « Les lots de la réception contiennent X unité(s) pour Y attendue(s) : la réception ne peut pas être complétée. » | Le total des unités des lots diffère de la quantité attendue. | Corrigez les lots ou la quantité attendue. |
| « La réception est complétée : aucun lot ne peut plus y être ajouté. » | Vous créez un lot sur une réception complétée entre-temps. | Aucun lot ne peut plus être ajouté à cette réception. |
| « La réception est complétée : ce lot ne peut plus être supprimé. » | Vous supprimez un lot d'une réception complétée entre-temps. | Le lot reste rattaché à la réception. |
| « La quantité attendue est obligatoire et doit être supérieure à zéro. » | La Quantité attendue du lot est vide ou à 0. | Saisissez un nombre entier supérieur à 0. |
| « Le lot doit contenir au moins un produit. » | Vous enregistrez un lot sans unité. | Ajoutez au moins une unité. |
Questions fréquentes
Pourquoi le bouton Compléter est-il grisé ?
Le total des unités des lots ne correspond pas à la Quantité attendue de la réception. Survolez le bouton pour lire les deux nombres. Corrigez les lots (ajoutez ou retirez des unités) ou la quantité attendue. Si vous venez de modifier la quantité attendue, enregistrez d'abord la réception, puis rouvrez-la.
Je ne vois pas le bouton Compléter.
Il n'apparaît que sur une réception déjà enregistrée et au statut Brouillon. Une nouvelle réception doit d'abord être enregistrée ; une réception complétée n'a plus de bouton.
Je ne vois pas le bouton Nouveau lot.
Trois raisons possibles : la réception n'est pas encore enregistrée (enregistrez-la d'abord), elle est déjà complétée, ou vous n'avez pas la permission Lots entrants.
Mon transporteur n'apparaît pas dans la liste.
La liste ne propose que les partenaires actifs de type Transporteur. Demandez à un administrateur de créer le partenaire, de le réactiver ou de corriger son type dans Partenaires.
Où indiquer l'entrepôt ou l'emplacement du chargement ?
Pas sur la réception : l'emplacement se donne à chaque lot, depuis sa page, avec le bouton Inventorier, une fois la réception complétée. Voir Lots entrants.
Pourquoi le poids de mes lots est-il à 0 ?
Le poids d'un lot est la somme des poids catalogue de ses unités identifiées. À la réception, les unités sont seulement comptées par type : le poids augmente au fur et à mesure que les unités sont identifiées.
Deux réceptions peuvent-elles avoir le même n° de bon de transport ?
Oui, après confirmation : RecyTrax vous avertit et nomme les réceptions qui utilisent déjà ce numéro, puis vous laisse Créer quand même ou Enregistrer quand même.
Puis-je annuler la complétion d'une réception ?
Non. Une réception complétée reste complétée. Vérifiez le compte des lots avant de cliquer sur Compléter.
J'ai supprimé une réception par erreur. Puis-je la récupérer ?
Non, aucune commande ne permet d'annuler une suppression. Recréez la réception et ses lots ; elle recevra un nouveau numéro, car un numéro n'est jamais réutilisé.