Lots sortants
Un lot sortant est une quantité d'une seule matière prête à quitter l'usine : un bac, une palette ou un contenant que vous avez rempli d'une même matière. Chaque lot sortant porte une matière, un poids, éventuellement un emballage, et un numéro unique de la forme LS-1, LS-2, LS-3…
Une fois créé, le lot sortant peut être rangé à un emplacement d'entrepôt (mis en inventaire), puis ajouté à une expédition. Il quitte l'usine avec elle lorsque l'expédition est expédiée.
L'écran Lots sortants vous permet de créer ces lots, de les peser, de les ranger, d'imprimer leur coin d'identification et de suivre leur statut jusqu'au départ.
Un lot sortant ne contient qu'une matière et n'a qu'un poids : il n'a pas de lignes. RecyTrax n'enregistre pas de quels appareils ni de quels lots entrants provient la matière d'un lot sortant.
Avant de commencer
- Permission : vous devez avoir la permission Lots sortants (groupe Opérations). Sans elle, l'élément Lots sortants n'apparaît pas dans le menu. Voir Rôles et permissions.
- Matières : les matières doivent exister et être actives. Voir Matières.
- Emplacements : pour mettre un lot en inventaire, il faut au moins un emplacement actif dans un entrepôt actif. Voir Entrepôts.
- Emballages (facultatif) : pour indiquer dans quel contenant se trouve le lot, les emballages doivent être créés. Voir Emballages.
Consulter la liste des lots sortants
Dans le menu de gauche, cliquez sur Lots sortants. La liste affiche les lots les plus récents en premier, 50 par page.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| N° lot | Le numéro du lot (LS-…). |
| Matière | La matière du lot, avec l'icône de sa catégorie. |
| Poids (kg) | Le poids du lot. |
| Emplacement | L'entrepôt et l'emplacement où le lot est rangé, ou Hors inventaire. |
| Expédition | Le numéro de l'expédition sur laquelle se trouve le lot (EX-…), ou -. |
| Statut | Ouvert, Assigné ou Expédié (voir Statuts). |
- Cliquez sur une ligne, ou sur l'icône de crayon (Modifier), pour ouvrir le lot.
- Cliquez sur l'en-tête N° lot, Matière, Poids (kg) ou Statut pour trier la liste.
- Les boutons de pagination, en bas de la liste, permettent de passer d'une page à l'autre.
Rechercher et filtrer
- Rechercher par n° de lot, matière ou expédition : tapez une partie du numéro du lot, du nom de la matière ou du numéro de l'expédition. La recherche ne tient compte ni des majuscules ni des accents.
- Tous les statuts : limitez la liste à un statut (Ouvert, Assigné ou Expédié).
- Toutes les matières : limitez la liste à une matière.
Les filtres se combinent avec la recherche.
Sur un téléphone, chaque lot de la liste s'affiche sous forme de carte, et le bouton Enregistrer de la fiche d'un lot se trouve en bas de l'écran.
Créer un lot sortant
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Lots sortants.
- Cliquez sur Nouveau lot sortant, en haut à droite de la liste.
- Dans Matière, choisissez la matière du lot.
- Dans Poids (kg), saisissez le poids du lot. Le champ commence à 0 : si le lot n'est pas encore pesé, vous pouvez laisser 0 et saisir le poids plus tard (sur cette fiche ou directement dans l'expédition).
- Si le lot est dans un emballage, choisissez-le dans Emballage, ou cliquez sur le bouton de code QR à côté de la liste (Scanner l'étiquette d'un emballage) et scannez l'étiquette de l'emballage.
- Si vous avez choisi un emballage, le champ Poids de l'emballage (kg) apparaît : saisissez le poids de l'emballage vide.
- Au besoin, ajoutez un Commentaire.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le message Enregistré avec succès s'affiche et la fiche reste ouverte. Le titre affiche maintenant le numéro attribué au lot (par exemple Lot sortant LS-12) et son statut Ouvert. Les boutons Imprimer le coin et Mettre en inventaire apparaissent en haut de la fiche.
Vous pouvez aussi créer un lot sortant directement depuis une expédition, lorsqu'aucun lot ouvert n'est disponible : il est alors ajouté tout de suite à l'expédition. Voir Expéditions.
Poids et emballage
Si le lot est pesé dans son emballage, saisissez le poids pesé dans Poids (kg) et le poids de l'emballage vide dans Poids de l'emballage (kg). L'expédition affiche ensuite le poids net de chaque lot, c'est-à-dire le poids moins le poids de l'emballage.
Les poids sont en kilogrammes et acceptent jusqu'à trois décimales (au gramme près).
Modifier un lot sortant
- Dans la liste Lots sortants, cliquez sur la ligne du lot (ou sur l'icône de crayon).
- Modifiez les champs voulus.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le message Enregistré avec succès s'affiche et vous revenez à la liste.
Ce que vous pouvez modifier dépend du statut du lot :
| Action | Ouvert | Assigné | Expédié |
|---|---|---|---|
| Changer la matière | Oui | Non | Non |
| Changer le poids, l'emballage, le poids de l'emballage, le commentaire | Oui | Oui | Non |
| Mettre en inventaire, déplacer, retirer de l'inventaire | Oui | Oui | Non |
| Imprimer le coin | Oui | Oui | Oui |
| Supprimer | Oui | Non | Non |
| Ajouter à une expédition | Oui | Non (déjà sur une expédition) | Non |
Lorsque le lot est sur une expédition (statut Assigné), la liste Matière est grisée et la fiche affiche : « La matière ne peut pas être changée tant que le lot est sur une expédition. »
Un lot Expédié est en lecture seule : seul le bouton Imprimer le coin reste disponible.
Ranger un lot en inventaire
Un lot est en inventaire lorsqu'il a un emplacement. Le champ Emplacement de la fiche, et la colonne du même nom dans la liste, affichent alors le nom de l'entrepôt suivi de celui de l'emplacement (par exemple « Entrepôt principal - Allée A »). Sinon, ils affichent Hors inventaire.
Être en inventaire ne dépend pas du statut : un lot Ouvert ou Assigné peut être en inventaire ou non. Un lot n'a pas besoin d'être en inventaire pour être ajouté à une expédition ni pour être expédié.
Mettre un lot en inventaire
- Ouvrez le lot.
- Cliquez sur Mettre en inventaire.
- Dans la fenêtre, choisissez l'Emplacement. Les emplacements sont regroupés par entrepôt ; chacun affiche son code puis son nom. Seuls les emplacements actifs des entrepôts actifs sont proposés.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le message Le lot a été mis en inventaire. s'affiche.
Si la fenêtre affiche Aucun emplacement actif., aucun emplacement n'est disponible et le bouton Enregistrer reste grisé : demandez à un administrateur de créer ou de réactiver un emplacement.
Déplacer un lot
Lorsque le lot est déjà en inventaire, le bouton s'appelle Déplacer.
- Ouvrez le lot.
- Cliquez sur Déplacer. La fenêtre s'ouvre sur l'emplacement actuel.
- Choisissez le nouvel Emplacement.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le message Le lot a été déplacé. s'affiche.
Retirer un lot de l'inventaire
- Ouvrez le lot.
- Cliquez sur Retirer de l'inventaire.
- Dans la fenêtre Êtes-vous sûr? (« Retirer le lot LS-12 de l'inventaire ? »), cliquez sur Retirer de l'inventaire.
Le message Le lot a été retiré de l'inventaire. s'affiche et l'emplacement devient Hors inventaire.
Vous n'avez pas à retirer les lots de l'inventaire avant leur départ : lorsque l'expédition est expédiée, ses lots sortent automatiquement de l'inventaire.
Imprimer le coin d'identification
Le coin d'identification est une page au format Lettre à coller sur le lot pour le reconnaître dans l'usine. Il affiche :
- LOT SORTANT et le numéro du lot en très grands caractères ;
- Matière, Poids et Date de création ;
- un code QR propre au lot ;
- la mention Imprimé le … avec la date et l'heure d'impression.
Pour l'imprimer :
- Ouvrez le lot (le lot doit avoir été enregistré au moins une fois).
- Cliquez sur Imprimer le coin.
- Le document PDF s'ouvre dans un nouvel onglet, prêt à imprimer.
Si votre navigateur bloque l'ouverture des nouveaux onglets, le PDF est téléchargé à la place (fichier
nommé d'après le numéro du lot, par exemple LS-12.pdf).
Le code QR du coin permet d'ouvrir directement la fiche du lot : utilisez le bouton Scanner un code QR en haut de l'écran et visez le code. Voir Codes QR et identifiants externes.
Le coin affiche le poids du lot au moment de l'impression. Si vous modifiez le poids ensuite (par exemple après la pesée, depuis l'expédition), imprimez un nouveau coin.
Supprimer un lot sortant
Seul un lot Ouvert (sur aucune expédition) peut être supprimé, et uniquement depuis la liste.
- Dans la liste Lots sortants, cliquez sur l'icône de corbeille (Supprimer) de la ligne du lot.
- Dans la fenêtre Êtes-vous sûr? (« Supprimer le lot LS-12 ? »), cliquez sur Oui.
Le message Supprimé avec succès s'affiche.
Pour un lot Assigné ou Expédié, l'icône de corbeille est grisée ; en la survolant, vous voyez « Un lot sur une expédition ne peut pas être supprimé ». Pour supprimer un lot Assigné, retirez-le d'abord de son expédition (voir Expéditions).
Le numéro d'un lot supprimé n'est jamais réutilisé : la numérotation peut donc présenter des trous.
Champs
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Matière | La matière du lot. La liste propose les matières actives ; un lot garde sa matière même si elle est désactivée par la suite. Non modifiable tant que le lot est sur une expédition. | Oui |
| Poids (kg) | Le poids du lot, en kilogrammes, jusqu'à trois décimales. Jamais négatif. La valeur 0 est acceptée tant que le lot n'est pas expédié. | Oui |
| Emballage | Le contenant dans lequel se trouve le lot, désigné par son code. Choisissez-le dans la liste ou scannez son étiquette. Choisissez - pour aucun emballage. | Non |
| Poids de l'emballage (kg) | Le poids de l'emballage vide, en kilogrammes. Ce champ n'apparaît que si un emballage est choisi ; il est alors obligatoire. Si vous retirez l'emballage, ce poids est effacé. | Oui, si un emballage est choisi |
| Emplacement | L'endroit où le lot est rangé, ou Hors inventaire. Lecture seule : il se change avec les boutons Mettre en inventaire, Déplacer et Retirer de l'inventaire. | — |
| Expédition | Le numéro de l'expédition du lot, sous forme de lien. Affiché seulement lorsque le lot est sur une expédition. Lecture seule. | — |
| Valorisation | La valorisation avec laquelle le lot part. Affichée seulement lorsque le lot est sur une expédition ; elle se choisit sur l'expédition. Lecture seule ici. | — |
| Commentaire | Texte libre. | Non |
Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque rouge. Un champ obligatoire vide est encadré de rouge dès que vous le quittez ou que vous tentez d'enregistrer.
Historique
À droite de la fiche (ou dessous, sur un petit écran), le panneau Historique retrace la vie du lot, le plus récent en haut, avec la date et l'utilisateur (« par … ») :
- Créé : la création du lot ;
- Assigné à EX-… : l'ajout du lot à son expédition actuelle (le numéro est un lien vers l'expédition) ;
- Expédié : le départ de l'expédition.
Statuts
| Statut | Signification | Ce qui le déclenche |
|---|---|---|
| Ouvert | Le lot n'est sur aucune expédition. Il est modifiable et peut être supprimé. | La création du lot ; le retrait du lot de son expédition ; la suppression de son expédition. |
| Assigné | Le lot est sur une expédition en préparation. Sa matière est bloquée et il ne peut pas être supprimé. | L'ajout du lot à une expédition. |
| Expédié | Le lot est parti avec son expédition. Il est en lecture seule et n'est plus en inventaire. | Le bouton Expédier de l'expédition. |
Lorsqu'un lot revient au statut Ouvert (retrait de l'expédition ou suppression de l'expédition), sa valorisation est effacée ; son emplacement ne change pas.
Pour une vue d'ensemble de tous les statuts de RecyTrax, voir Statuts.
Règles et messages d'erreur
| Situation | Message affiché |
|---|---|
| Aucune matière choisie | « La matière est obligatoire. » |
| Poids vide | « Le poids est obligatoire. » |
| Poids négatif | « Le poids ne peut pas être négatif. » |
| Poids de l'emballage négatif | « Le poids de l'emballage ne peut pas être négatif. » |
| Emballage choisi sans poids d'emballage | « Le poids de l'emballage est obligatoire lorsqu'un emballage est sélectionné. » |
| L'emballage choisi a été supprimé entre-temps | « Cet emballage n'existe plus. » |
| La matière choisie a été désactivée ou supprimée entre-temps | « Cette matière n'existe plus. » |
| Changement de matière d'un lot Assigné | « La matière d'un lot assigné à une expédition ne peut pas être changée. Retirez-le d'abord de l'expédition. » |
| Modification d'un lot Expédié (par exemple, expédié par un collègue pendant que vous aviez la fiche ouverte) | « Ce lot est expédié et ne peut plus être modifié. » |
| Suppression d'un lot qui est sur une expédition | « Un lot assigné à une expédition ne peut pas être supprimé. Retirez-le d'abord de l'expédition. » |
| Mise en inventaire sans emplacement | « L'emplacement est obligatoire. » |
| L'emplacement choisi a été supprimé ou désactivé entre-temps | « Cet emplacement n'existe plus ou est inactif. » |
| Le lot a été supprimé par un autre utilisateur | « Ce lot n'existe plus. » |
| L'étiquette scannée ne correspond à aucun emballage | « Aucun emballage ne porte l'étiquette ou le code « … ». » |
Un poids de 0 est accepté sur la fiche du lot, mais l'expédition refuse de partir tant qu'un de ses lots pèse 0. Voir Expéditions.
Questions fréquentes
Puis-je mettre plusieurs matières dans un même lot sortant ?
Non. Un lot sortant ne contient qu'une matière. Créez un lot par matière, puis ajoutez-les tous à la même expédition si elles partent ensemble.
Pourquoi RecyTrax accepte-t-il un poids de 0 ?
Pour vous permettre de créer le lot (et d'imprimer son coin) avant de le peser. Pensez à saisir le poids réel avant le départ : l'expédition refuse d'être expédiée si l'un de ses lots pèse 0, avec le message « Ces lots ont un poids de 0 : … ».
Pourquoi l'icône de corbeille est-elle grisée ?
Le lot est sur une expédition (Assigné) ou déjà parti (Expédié). Seul un lot Ouvert peut être supprimé. Pour un lot Assigné, retirez-le d'abord de l'expédition depuis la page de l'expédition ; un lot Expédié ne peut jamais être supprimé.
Je ne peux pas changer la matière du lot. Pourquoi ?
Le lot est sur une expédition : sa valorisation y a été choisie selon sa matière. Retirez-le de l'expédition, changez la matière, puis ajoutez-le de nouveau. Sa valorisation sera alors reprise selon l'acheteur.
Où choisir la valorisation d'un lot ?
Sur l'expédition, dans la colonne Valorisation du tableau des lots. La fiche du lot l'affiche en lecture seule.
Mon lot n'est plus en inventaire alors que je ne l'ai pas retiré.
C'est normal si son expédition a été expédiée : les lots expédiés sortent automatiquement de l'inventaire.
Puis-je modifier un lot déjà expédié ?
Non. Un lot Expédié est en lecture seule, et une expédition expédiée ne peut pas être annulée.
La matière que je cherche n'apparaît pas dans la liste.
Elle est probablement désactivée. Demandez à un administrateur de la réactiver dans Matières.
Le numéro du nouveau lot a sauté un chiffre.
Les numéros des lots supprimés ne sont jamais réutilisés. Par exemple, si le dernier lot créé, LS-15, est supprimé, le lot suivant sera LS-16 : le numéro LS-15 ne sera pas attribué de nouveau.