Partenaires
L'écran Administration › Partenaires gère les entreprises avec lesquelles votre usine travaille. Chaque partenaire a un type :
| Type | Icône | Rôle dans RecyTrax |
|---|---|---|
| Client | une boîte avec une flèche vers le haut | L'Acheteur d'une expédition : il reçoit les lots sortants. Un client peut avoir une valorisation par défaut pour chaque matière. |
| Transporteur | un camion | Le Transporteur d'une réception (il livre les appareils) ou d'une expédition (il emporte les lots). |
Les partenaires servent à plusieurs endroits :
- Réceptions : la liste Transporteur propose les partenaires actifs de type Transporteur. Voir Réceptions.
- Expéditions : la liste Acheteur propose les clients actifs, la liste Transporteur les transporteurs actifs. Les lots ajoutés à l'expédition prennent la valorisation par défaut de l'acheteur pour leur matière. Voir Expéditions.
- Registres : le registre de réception affiche le Transporteur ; le registre des matières extrantes affiche le nom de l'acheteur dans Destination et son adresse (adresse, ville, province, code postal, pays) dans Adresse civique. Voir Registre de réception et Registre des matières extrantes.
Avant de commencer
- Il faut la permission Partenaires (voir Vue d'ensemble de l'administration).
- Pour configurer les valorisations par défaut d'un client, les matières (Administration › Matières) et les types de valorisation (Administration › Valorisations) doivent exister. Voir Matières et Valorisations.
- Une nouvelle organisation n'a aucun partenaire.
Consulter les partenaires
- Ouvrez Administration › Partenaires.
- Pour chercher, tapez dans Rechercher par nom (la recherche porte sur le nom seulement).
- Pour n'afficher qu'un type, choisissez Client ou Transporteur dans la liste Tous les types.
La liste affiche l'Icône du type, la Référence externe (ou un tiret), le Nom, le Type et Actif (Actif ou Inactif).
Créer un partenaire
- Cliquez sur Nouveau partenaire.
- Saisissez le Nom.
- Choisissez le Type : Client ou Transporteur. Le type ne pourra plus être changé ensuite.
- Remplissez, si vous le souhaitez, la Référence externe, l'adresse (Adresse, Ville, Province, Code postal, Pays), le Courriel et le Téléphone.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le nouveau partenaire est actif et immédiatement proposé dans les réceptions ou les expéditions, selon son type.
La fenêtre de création ne contient que les informations du partenaire. L'onglet Matière et valorisation apparaît quand vous rouvrez le partenaire pour le modifier.
Configurer les valorisations par défaut d'un client
Pour chaque matière qu'un client achète, vous pouvez indiquer le mode de gestion habituel. Quand un lot de cette matière est ajouté à une expédition pour ce client, sa Valorisation se remplit toute seule.
- Cliquez sur l'icône crayon au bout de la ligne du client. La fenêtre Modifier le partenaire s'ouvre, avec deux onglets : Information et Matière et valorisation.
- Ouvrez l'onglet Matière et valorisation.
- Choisissez une Matière et une Valorisation, puis cliquez sur Ajouter. La ligne s'ajoute au tableau.
- Répétez pour chaque matière. Une matière déjà configurée est grisée dans la liste, avec la mention « (déjà configurée) ».
- Pour changer la valorisation d'une ligne, choisissez-en une autre dans sa colonne Valorisation ; pour retirer une ligne, cliquez sur l'icône corbeille.
- Cliquez sur Enregistrer : les informations et les lignes de matières sont enregistrées ensemble.
Le tableau affiche le Code, la Matière, la Catégorie et la Valorisation de chaque ligne. Sans ligne, il affiche « Aucune matière configurée. » Seules les matières actives sont proposées ; une matière déjà configurée reste dans le tableau même si elle est devenue inactive.
Pour un partenaire de type Transporteur, l'onglet affiche « Ce partenaire n'est pas configuré pour utiliser les types de valorisation par matière. Contactez votre administrateur pour obtenir de l'aide. » : seuls les clients ont des valorisations par défaut.
La valorisation par défaut s'applique quand un lot est ajouté à une expédition, et de nouveau pour tous les lots quand on change l'Acheteur de l'expédition (« Changer d'acheteur réapplique ses valorisations par défaut à tous les lots. »). Modifier les valorisations par défaut d'un client ne change pas les lots déjà placés sur une expédition. Voir Expéditions.
Modifier, désactiver ou supprimer un partenaire
- Modifier : cliquez sur l'icône crayon, changez les champs de l'onglet Information, puis cliquez sur Enregistrer. Le Type est verrouillé.
- Désactiver : dans l'onglet Information, désactivez l'interrupteur Actif, puis cliquez sur Enregistrer. Un partenaire inactif n'est plus proposé dans les nouvelles réceptions et expéditions ; celles qui l'utilisent déjà le conservent.
- Supprimer : cliquez sur l'icône corbeille, puis confirmez avec Oui dans la fenêtre « Voulez-vous vraiment supprimer « nom » ? ».
RecyTrax ne vérifie pas si le partenaire est déjà utilisé dans des réceptions ou des expéditions. Pour ne plus le proposer, désactivez-le plutôt que de le supprimer.
Champs
Onglet Information
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Référence externe | Votre propre référence pour ce partenaire, par exemple son numéro dans votre logiciel comptable. Jusqu'à 64 caractères. | Non |
| Nom | Nom de l'entreprise, jusqu'à 256 caractères. Affiché dans les listes de choix et les registres. | Oui |
| Type | Client ou Transporteur. Choisi à la création, puis verrouillé. | Oui |
| Adresse | Adresse civique, jusqu'à 256 caractères. | Non |
| Ville | Jusqu'à 128 caractères. | Non |
| Province | Une province ou un territoire du Canada. Choisir une province remplit le Pays avec Canada s'il est vide. | Non |
| Code postal | Format « A1A 1A1 » : les lettres passent en majuscules et l'espace s'ajoute pendant la saisie. Un code incomplet affiche « Format : A1A 1A1 ». | Non |
| Pays | Canada (seul choix). Déjà rempli pour un nouveau partenaire. | Oui, si une province est choisie |
| Courriel | Adresse de courriel valide, jusqu'à 256 caractères. | Non |
| Téléphone | Format « (111) 111-1111 », mis en forme pendant la saisie ; le 1 initial d'un numéro à 11 chiffres est retiré. Un numéro incomplet affiche « Format : (111) 111-1111 ». | Non |
| Actif | Interrupteur affiché en modification seulement. | — |
Onglet Matière et valorisation (clients seulement)
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Matière | Une matière active, une seule ligne par matière. | Oui, pour chaque ligne |
| Valorisation | Le type de valorisation appliqué par défaut à cette matière pour ce client. | Oui, pour chaque ligne |
Règles et messages
| Message | Cause |
|---|---|
| « Le nom est obligatoire. » | Le nom est vide. |
| « Le type est obligatoire. » | Aucun type n'est choisi. |
| « Le courriel n'est pas valide. » | L'adresse de courriel est mal formée. |
| « Le pays est obligatoire lorsqu'une province est choisie. » | Une province est choisie mais le Pays est vide. |
| « Cette matière est déjà configurée pour ce partenaire. » | Deux lignes pour la même matière. |
| « La matière est obligatoire. » / « La valorisation est obligatoire. » | Une ligne est incomplète. |
| « Cette matière n'existe plus. » | La matière a été supprimée ou désactivée entre-temps. |
| « Ce type de valorisation n'existe plus. » | Le type de valorisation a été supprimé entre-temps. |
| « Ce partenaire n'est pas configuré pour utiliser les types de valorisation par matière. Contactez votre administrateur pour obtenir de l'aide. » | Des lignes de matière ont été envoyées pour un partenaire qui n'est pas un client. |
| « Ce partenaire n'existe plus. » | Le partenaire a été supprimé entre-temps par quelqu'un d'autre. |
Dans les opérations, un partenaire inactif, supprimé ou du mauvais type est refusé avec « Ce partenaire n'existe plus, est inactif ou n'est pas de type Transporteur. » ou « Ce partenaire n'existe plus, est inactif ou n'est pas de type Client. »
Questions fréquentes
Mon transporteur n'apparaît pas dans la liste de la réception.
Vérifiez qu'il est de type Transporteur et Actif. Un client n'est jamais proposé comme transporteur.
Une entreprise est à la fois acheteur et transporteur. Comment faire ?
Un partenaire n'a qu'un type. Créez deux partenaires, un Client et un Transporteur ; la Référence externe peut être la même pour les deux.
Je ne peux pas changer le type d'un partenaire.
C'est normal : le type est fixé à la création. Créez un nouveau partenaire du bon type et désactivez l'ancien.
Je ne vois pas l'onglet « Matière et valorisation ».
Il n'apparaît qu'en modification. Enregistrez d'abord le nouveau partenaire, puis rouvrez-le avec l'icône crayon.
J'ai changé la valorisation par défaut d'un client, mais l'expédition en cours garde l'ancienne.
La valorisation par défaut s'applique quand un lot est ajouté à l'expédition. Changez la valorisation directement sur le lot dans l'expédition, ou changez l'acheteur pour réappliquer ses valeurs par défaut à tous les lots.
Pourquoi l'adresse du client est-elle importante ?
Elle apparaît dans la colonne Adresse civique du registre des matières extrantes, pour chaque lot expédié à ce client.