Vue d'ensemble de l'administration
Le menu Administration regroupe les écrans où vous préparez les données de référence de votre organisation : les matières, les produits, les emballages, les entrepôts, les valorisations, les partenaires et les utilisateurs. Ce sont les listes dans lesquelles les opérateurs choisissent ensuite pendant les réceptions, le dégazage, le démantèlement, les lots sortants et les expéditions, et sur lesquelles les rapports s'appuient.
Ces données se configurent surtout au démarrage, puis évoluent peu. Chaque organisation a ses propres données de référence : ce que vous créez ou modifiez n'est visible que dans votre organisation.
Avant de commencer
- Chaque écran d'administration demande sa propre permission (voir Permissions des écrans d'administration). Un écran pour lequel vous n'avez pas la permission n'apparaît pas dans le menu.
- Le rôle admin créé avec chaque nouvelle organisation détient toutes les permissions, dont celles de l'administration.
Les écrans du menu Administration
| Écran (menu) | Ce que vous y gérez | Onglets | Utilisé par |
|---|---|---|---|
| Administration › Matières | Les types de matières (acier, cuivre, gaz R-134a…) et leurs catégories | Types de matières, Catégories | Lots sortants, dégazage (type de gaz), fiches produits, valorisations par défaut des clients, rapports |
| Administration › Produits | Le catalogue des modèles, les types de produits et leurs catégories | Produits, Types de produits, Catégories | Lots entrants, identification des unités, dégazage, démantèlement, rapports |
| Administration › Emballages | Les emballages (cylindres, bacs…) et leurs types | Emballages, Types d'emballage | Dégazage (cylindre), lots sortants |
| Administration › Entrepôts | Les entrepôts et leurs emplacements | Emplacements, Entrepôts | Mise en inventaire des lots entrants et sortants |
| Administration › Valorisations | Les types de valorisation (modes de gestion) | — | Expéditions, valorisations par défaut des clients, rapports, tableau de bord |
| Administration › Partenaires | Les clients (acheteurs) et les transporteurs | — | Réceptions, expéditions, registres |
| Administration › Utilisateurs | Les comptes des personnes de votre organisation et leurs rôles | — | Connexion et accès aux écrans |
Ce que contient une nouvelle organisation
À sa création, une organisation reçoit déjà :
- Des matières : sept catégories (Métaux ferreux, Métaux non-ferreux, Plastiques, Matières dangereuses, Verre, Pièces réemployées, Déchets) avec leurs types de matières, plus la catégorie Gaz et agent de gonflement et ses onze gaz réfrigérants (R-12, R-134a, R-600a…). Le détail est dans Matières.
- Des produits : cinq catégories de produits (Réfrigération domestique, Distributeur d'eau, Climatisation portative et déshumidification, Thermopompes, Autres) et douze types de produits, tous dégazables. Le détail est dans Produits.
- Un rôle admin qui détient toutes les permissions.
Tout le reste est à créer : les types d'emballage et les emballages, les entrepôts et leurs emplacements, les types de valorisation, les partenaires, les utilisateurs et, si vous le souhaitez, les modèles du catalogue de produits.
Vous pouvez renommer, réorganiser, désactiver ou supprimer les éléments créés par défaut. RecyTrax ne modifie jamais ce que vous avez changé et ne recrée pas un élément que vous avez supprimé. Lors d'une mise à jour de RecyTrax, il peut seulement ajouter un élément par défaut qui manque encore.
Configurer une nouvelle organisation
Suivez cet ordre : chaque étape prépare ce dont la suivante a besoin.
- Matières — Parcourez la liste par défaut dans Administration › Matières. Ajoutez les matières que vous expédiez et qui manquent, désactivez celles que vous n'utilisez pas. Vérifiez que les gaz que vous récupérez sont cochés Gaz et Actif : sinon, ils ne seront pas proposés au dégazage.
- Produits — Dans Administration › Produits, vérifiez les catégories et les types de produits, en particulier la case Dégazable de chaque type. Le catalogue de modèles (onglet Produits) peut rester vide : les opérateurs y ajoutent les modèles au fil des identifications.
- Emballages — Créez au moins un type d'emballage (par exemple « Cylindre »), puis vos cylindres de récupération de gaz. Le dégazage exige un cylindre.
- Entrepôts — Créez vos entrepôts et leurs emplacements. Ils sont nécessaires pour mettre les lots entrants et sortants en inventaire.
- Valorisations — Créez les types de valorisation (par exemple recyclage, réemploi, élimination) et cochez Valorisable pour ceux qui comptent dans le taux de valorisation. Une expédition ne peut pas être expédiée tant qu'un de ses lots n'a pas de valorisation.
- Partenaires — Créez vos transporteurs (nécessaires aux réceptions et aux expéditions) et vos clients (les acheteurs des expéditions). Pour chaque client, indiquez la valorisation par défaut de chaque matière dans l'onglet Matière et valorisation.
- Utilisateurs — Invitez les personnes de votre organisation et attribuez-leur leurs rôles.
Ce dont chaque opération a besoin
| Opération | Données de référence nécessaires |
|---|---|
| Réceptions | Un partenaire actif de type Transporteur. |
| Lots entrants | Des types de produits (chaque unité en a un). Des modèles au catalogue pour identifier les unités (ils peuvent être créés pendant l'identification). Un emplacement actif pour inventorier le lot. |
| Dégazage | Des types de produits cochés Dégazable. Des matières cochées Gaz et actives. Au moins un type d'emballage et des emballages servant de cylindres (un nouveau cylindre peut être créé depuis le poste de dégazage). |
| Démantèlement | Des modèles au catalogue pour identifier les unités. |
| Lots sortants | Des matières actives. Des emballages (facultatif). Un emplacement actif pour mettre le lot en inventaire. |
| Expéditions | Un client actif (l'acheteur) et un transporteur actif. Des types de valorisation. Les valorisations par défaut du client, si vous voulez qu'elles se remplissent toutes seules. |
| Rapports | Les catégories de matières (nature des matières), les types et catégories de produits, le PRP des gaz et l'option Valorisable des types de valorisation. |
Permissions des écrans d'administration
| Écran | Permission | Remarques |
|---|---|---|
| Matières | RecyTrax › Administration › Matières | Donne accès aux deux onglets. |
| Produits | RecyTrax › Administration › Produits | Donne accès au catalogue, aux types et aux catégories. |
| Emballages | RecyTrax › Administration › Emballages | La permission Dégazage permet aussi de créer un nouveau cylindre depuis le poste de dégazage, sans pouvoir modifier ni supprimer les emballages. |
| Entrepôts | RecyTrax › Administration › Entrepôts | Donne accès aux entrepôts et aux emplacements. |
| Valorisations | RecyTrax › Administration › Valorisation | — |
| Partenaires | RecyTrax › Administration › Partenaires | Comprend l'onglet Matière et valorisation : la liste des matières et des valorisations y est proposée même sans les permissions Matières et Valorisation. |
| Utilisateurs | Gestion des identités › Gestion des utilisateurs | Les sous-permissions Créer, Éditer, Effacer et Gérer les rôles affichent ou masquent les boutons correspondants. Voir Utilisateurs. |
Si vous ouvrez l'adresse d'un écran sans en avoir la permission, RecyTrax affiche une page d'accès refusé. Pour les rôles et les permissions en général, voir Rôles et permissions.
Fonctionnement commun des écrans
Les écrans d'administration se ressemblent tous :
- Rechercher : tapez dans la zone de recherche, en haut à gauche de la liste ; la liste se met à jour pendant la saisie. La recherche ignore les majuscules et les accents.
- Filtrer : une liste déroulante à côté de la recherche (par exemple Toutes les catégories) limite la liste.
- Trier : cliquez sur l'en-tête d'une colonne ; cliquez de nouveau pour inverser l'ordre.
- Pages : la liste affiche 50 lignes à la fois ; les flèches au bas de la liste passent d'une page à l'autre.
- Créer : le bouton Nouveau… (par exemple Nouveau type de matière), à droite au-dessus de la liste, ouvre une fenêtre. Les champs obligatoires sont marqués ; un champ obligatoire vide est encadré en rouge quand vous le quittez ou quand vous cliquez sur Enregistrer. La touche Entrée enregistre aussi.
- Modifier : l'icône crayon, au bout de la ligne.
- Supprimer : l'icône corbeille, au bout de la ligne. RecyTrax demande Êtes-vous sûr? ; confirmez avec Oui. Le message Supprimé avec succès s'affiche.
- Enregistrer : après un enregistrement réussi, le message Enregistré avec succès s'affiche et la fenêtre se ferme.
- Annuler : si vous avez saisi quelque chose, RecyTrax demande Abandonner les modifications ? — choisissez Continuer la saisie pour revenir à la fenêtre ou Abandonner pour la fermer sans enregistrer.
- Erreurs : quand RecyTrax refuse un enregistrement ou une suppression, une fenêtre d'erreur affiche la raison (par exemple « Un type de matière avec ce code existe déjà. »).
Sur un téléphone, chaque ligne de la liste s'affiche sous forme de bloc avec le nom de chaque colonne.
Codes
Les codes (matières, types et catégories de produits, emballages, entrepôts, emplacements, valorisations) sont uniques dans votre organisation. La comparaison ignore les majuscules et les espaces au début et à la fin : « acc » et « ACC » sont le même code. Le code d'un élément supprimé redevient disponible.
Actif et inactif
Les matières, les entrepôts, les emplacements et les partenaires ont un interrupteur Actif. Un élément inactif reste dans sa liste d'administration, mais n'est plus proposé dans les listes de choix des opérations ; les enregistrements qui l'utilisent déjà le conservent. Un nouvel élément est toujours actif : l'interrupteur n'apparaît qu'en modification.
Quand un élément a déjà servi, désactivez-le au lieu de le supprimer : il disparaît des listes de choix sans rien changer à l'historique.
Le sélecteur d'icônes
Les catégories de matières, les catégories de produits, les types d'emballage et les types de valorisation peuvent porter une icône. Cette icône s'affiche ensuite partout à côté de l'élément (et, pour une catégorie, à côté de chaque matière ou produit qu'elle contient).
- Dans la fenêtre de création ou de modification, cliquez sur Sélectionner une icône.
- Faites défiler la grille ou tapez dans la zone Rechercher par nom. Les noms d'icônes sont en anglais (par exemple
refrigerator,snowflake,magnet) ; survolez une icône pour voir son nom. - Cliquez sur l'icône voulue : la fenêtre se ferme et l'icône s'affiche à côté du bouton.
- Pour retirer l'icône, cliquez sur Aucune icône.
La grille affiche au plus 300 icônes ; si la liste est plus longue, un compteur (par exemple « 300 / 412 ») vous invite à préciser la recherche.
Questions fréquentes
Pourquoi le menu Administration n'affiche-t-il pas tous les écrans ?
Chaque écran n'apparaît que si vous avez sa permission. Demandez à un administrateur de votre organisation de vous attribuer un rôle qui la contient.
Par où commencer dans une nouvelle organisation ?
Suivez l'ordre de configuration : matières, produits, emballages, entrepôts, valorisations, partenaires, puis utilisateurs. Les matières et les produits existent déjà par défaut : il suffit de les vérifier.
Puis-je modifier les matières et produits créés par défaut ?
Oui, comme n'importe quel autre élément. RecyTrax ne remplace jamais vos modifications et ne recrée pas un élément que vous avez supprimé.
Une catégorie que j'avais renommée est réapparue, vide, sous son ancien nom. Pourquoi ?
Lors d'une mise à jour, RecyTrax ajoute les éléments par défaut qui manquent. Il reconnaît une catégorie de matières par son nom et une catégorie de produits par son code : si vous avez renommé une catégorie de matières (ou changé le code d'une catégorie de produits), il peut recréer une catégorie vide sous le nom ou le code d'origine. Supprimez-la : une catégorie supprimée n'est jamais recréée.
Les données de référence sont-elles partagées avec d'autres organisations ?
Non. Chaque organisation a ses propres matières, produits, emballages, entrepôts, valorisations, partenaires et utilisateurs.